La Organización

Proceso de adecuar la estructura de una organización y de coordinar sus sistemas y métodos gerenciales, y el empleo de los recursos para alcanzar sus metas y objetivos. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución, cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambientes dinámicos.

Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, regionales y estatales.

Organizar es una de las funciones administrativas de un administrador o gerente, y comprende dos procesos básicos: el desarrollo del marco estructural para la empresa y la definición de las relaciones administrativas y operativas.

El gerente o administrador determina qué recursos y actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego debe diseñar la forma de combinarlos en un equipo operativo, es decir, crear la estructura orgánica de la empresa. Con la estructura establecida, desarrolla y asigna responsabilidades y la autoridad formal de cada cargo. Se puede decir que el resultado al que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

Otras importantes definiciones de organización, de reconocidos autores, son:

P. M. Blau: “Es la existencia de procedimientos formales para movilizar y coordinar los esfuerzos de diversos subgrupos, generalmente especializados, con miras a alcanzar objetivos comunes”.

Max Weber: “Un grupo corporativo, entendido este como una relación social que, o bien está cerrada hacia fuera, o bien, limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas ajenas. Este objetivo se logra gracias a que tales reglas y órdenes se llevan a la práctica a través de la actuación de individuos específicos (director, jefe) y de un grupo administrativo”.

Barnard: “Un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas. Supone una situación concreta en la que se dé cooperación y sus componentes constituyen varios sistemas diferentes (físicos, biológicos, psicológicos) pero lo que les unifica y relaciona es la organización”.

Argyris: “La propiedad fundamental de una organización es su basamento lógico, su racionalidad esencial. Una organización formal está basada en ciertos principios, tales como: la especialización de tareas, la cadena de mando, la unidad de dirección, la racionalidad, etc.”.
Etzioni: “Una unidad social que ha sido creada con la intención de alcanzar metas específicas: cooperativas, empresas, hospitales, iglesias, prisiones, escuelas...”

Katz y Kahn: “Un sistema energético de consumo-resultado, en el que el energético proveniente del resultado reactiva el sistema. Las organizaciones sociales son sistemas abiertos que interactúan con su ambiente”.

Weinert: “Una organización es un conjunto colectivo con límites relativamente fijos e identificables, con una ordenación normativa, con un sistema de autoridad jerárquico, con un sistema de comunicación y con un sistema de miembros coordinado; este conjunto colectivo está formado por una base relativamente continua dentro de un entorno que le rodea, y se dedica a acciones y actividades que normalmente tienen una meta final u objetivo, o una serie de metas finales u objetivos”.

Schein: Especifica algo más: organización sería así la “coordinación racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir una finalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo, a través de una jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”.

Etzioni: Enmarcado en su teoría sociológica de la que ha brotado el ‘comunitarismo’, concebía la organización como “entidad social deliberadamente creada y recreada para alcanzar objetivos concretos. Se caracterizaría por la división del trabajo, el poder y las responsabilidades en las comunicaciones; divisiones no producidas por azar o por tradición, sino de forma deliberada”.

Katz: En un marco de referencia a la teoría cibernética, define la organización como: “Un sistema abierto, en los que el input de energía y la conversión del output en posteriores inputs energéticos consiste en transacciones entre la organización y su entorno. Esos sistemas articulan otros diferenciados según funciones y coordinados, y se realizan a través de un sistema de roles. Una organización humana constituye una estructura artificial, con propiedades únicas, una estructura que consiste en actos o eventos más que de componentes físicos invariables”.

Porter, Lawler, Hackman delimitan cinco notas esenciales en una organización:

• Estar compuestas de individuos y grupos.
• Constituirse para la consecución de fines y objetivos específicos.
• Utilizar para esto la diferenciación de funciones, y la coordinación racional de las mismas.
• Manifestar cierta permanencia temporal y delimitación espacial.

Abrahamsson: Define las organizaciones como “estructuras configuradas según un plan diseñado por una persona, grupo o clase con el deliberado y expreso propósito de conseguir ciertos objetivos, objetivos dentro de los intereses del mandador, y con frecuencia opuestos a otros intereses. La organización es empleada como recurso por distintos agentes, como medio para realizar esfuerzos racionales y planificados. La razón de su existencia es la realización de un trabajo, o de un proceso de producción (material o inmaterial)”.

Clases de Colaboradores

El hecho de crear una empresa no quiere decir que su función económica se desarrolle automáticamente. Para esto es preciso que la entidad empresarial se rodee de una serie de colaboradores externos (cliente, proveedores y competencia, socios o accionistas y entidades financieras, administración fiscal) e internos (plantilla y grupos de dirección). Ambos colaboradores forman lo que podemos llamar el ‘entorno’ de la empresa.

Colaboradores Externos


1. Proveedores, clientes y competencia: independientemente del sector económico en el que se desenvuelva la empresa, esta solicita los servicios de proveedores, es decir, empresas a las que compra los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. A veces, determinadas empresas encargan una parte de su producción a otras empresas (subcontratan).

Pero si el proveedor y su flexibilidad son factores importantes, lo es más el cliente, es decir el consumidor final de la producción de la empresa. En el entorno empresarial juega un papel importante la competencia, ya que permite determinar la posición ocupada en términos de cuotas de mercado y la estrategia comercial que se ha de adoptar.

2. Los socios o accionistas y las entidades financieras: según el estatuto jurídico de la empresa, esta puede limitar los riesgos relacionados con el funcionamiento económico y su administración al emitir acciones o porciones de capital social. Los titulares de dichos títulos se llaman accionistas. Gracias a la emisión de acciones, la empresa obtiene los fondos e inversión necesarios para su crecimiento. El accionista compra dichas acciones con la esperanza de conseguir un beneficio (especulación). Las entidades financieras conceden fondos a la empresa en forma de crédito.

3. Administración de impuestos: mediante el pago de impuestos y tasas, la empresa contribuye a financiar los recursos necesarios para el funcionamiento del Estado y obtiene bienes y servicios que la colectividad pone a su disposición.

Colaboradores internos


Además de la planta de personal operativa, la empresa debe rodearse de un grupo directivo que dirija y administre debidamente a la empresa. Su organización suele ser la siguiente:
Presidencia, Dirección General, Consejo Directivo, Departamento Financiero, Departamento de Personal, Departamento Técnico, Departamento Comercial, etc.