Organización y Funciones Empresariales

Una de las primeras tareas que deberá afrontar el empresario, o el equipo emprendedor, es la organización de las distintas tareas que se llevarán a cabo en la nueva empresa.

Funciones dentro de la empresa

En toda empresa existen unas funciones que pueden delimitarse de manera más o menos clara.

De forma clásica podemos decir que en la empresa encontraremos las siguientes funciones:

• Dirección
• Comercial
• Producción
• Administración

La función de Dirección consiste en establecer unos objetivos y criterios a seguir, y en coordinar el resto de funciones en pos de estos objetivos. La función Comercial es la encargada de vender el producto o servicio.

La función de Producción, de que se fabrique ese producto o se preste ese servicio.

Y la función de Administración, de llevar todo el ‘papeleo’ necesario, así como la contabilidad y otras obligaciones legales.

Se pueden añadir o quitar áreas en función de las características del equipo emprendedor, pero estas son, a grandes rasgos, las distintas funciones que deben atenderse para el correcto funcionamiento de la empresa. Así, se podría decidir separar Administración en Recursos Humanos por un lado, y Contabilidad y Finanzas, por otro, si el proyecto lo requiere. O separar Comercial en Marketing y Ventas, si esto es necesario. Después de todo, la organización del equipo depende del propio grupo humano y no de los manuales de organización.

El Organigrama

Una herramienta para facilitar esta tarea es el organigrama de la empresa. En este se representan las distintas funciones relacionadas de forma jerárquica. Tenga la forma que tenga ese organigrama, y se utilicen los títulos que se quiera para designar los cargos, lo fundamental es caer en la cuenta de que en la empresa existen funciones a las que asignar personas y no personas a las que asignar alguna función.

Asignar y Asumir Responsabilidades

Con el organigrama que pensemos que es más o menos adecuado para la empresa, ya se puede empezar a distribuir las responsabilidades más importantes de las distintas funciones a los miembros del equipo emprendedor.

La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente en la percepción que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en su rendimiento profesional.

Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control corto, no favorece el trabajo en equipo; por el contrario, las estructuras horizontales lo facilitan mejor.

La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el desarrollo de su trabajo.
Existen seis elementos que se consideran clave en la estructura organizativa de una empresa:

• Burocracia
• Especialización del trabajo
• Departamentalización
• Cadena de mando
• Centralización y descentralización
• Formalización

La burocracia se caracteriza por ser una estructura organizativa fundamentada en la estandarización, donde se realizan operaciones altamente rutinarias logradas a través de la especialización, reglas y reglamentos muy formalizados, donde las tareas se agrupan en departamentos funcionales, división de responsabilidades, autoridad entrelazada, tramos de control estrechos y toma de decisiones, que sigue la cadena de mando, especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales.

La departamentalización es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permiten, al menos en teoría, que las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. Algunos tipos de departamentalización son:

• Por tiempo
• Por función empresarial o funcional
• Territorial o geográfica
• Por tipo de clientes
• Por procesos o equipos
• Por productos